如何準(zhǔn)備一場(chǎng)線下的海外展會(huì)？需要做那些預(yù)備？-ESG跨境

相信每一個(gè)品牌商對(duì)于展會(huì)都不生疏，有些做的對(duì)比好的大企業(yè)會(huì)有專門的負(fù)責(zé)人來兼顧展會(huì)。但是很多初創(chuàng)型公司基本都是一人身兼數(shù)職。所以，即便是加入展會(huì)，也可能是其他崗位上調(diào)派過來臨時(shí)上崗負(fù)責(zé)的。那么這個(gè)時(shí)候就有必要了解一下如何去準(zhǔn)備一場(chǎng)線下展會(huì)了。

首先，我們需要了解一下展會(huì)的定義以及展會(huì)的類型。

展會(huì)的定義

百度百科給出的定義是為了展現(xiàn)產(chǎn)品和技術(shù)、拓展渠道、增進(jìn)出售、流傳品牌而進(jìn)行的一種宣傳活動(dòng)。筆者想對(duì)此進(jìn)行彌補(bǔ)一下。依照展會(huì)的類型去劃分的話，有一些展會(huì)就是純潔的交易會(huì)，還有促銷會(huì)，并不是以宣傳為目標(biāo)或者核心，不是一種宣傳活動(dòng)，而是一種交易活動(dòng)。

所以筆者這里想把定義彌補(bǔ)為以下：展會(huì)指為了給商家提供展現(xiàn)產(chǎn)品和技術(shù)，拓展渠道，增進(jìn)出售，流傳品牌而進(jìn)行的一種營(yíng)銷活動(dòng)。（有宣傳，有出售。宣傳的更終目標(biāo)也還是為了出售。）

知道了以上定義，我們需要了解展會(huì)的類型有那些。一般情形下，國(guó)內(nèi)的展會(huì)都是直接跟主辦方進(jìn)行交流聯(lián)系的，相比較較便捷。而國(guó)外的展會(huì)一般都是跟代理商去交流，直接跟主辦方交流的不多，但也會(huì)涉及。由于距離跟語言的分別，那么海外的展會(huì)相對(duì)來說在準(zhǔn)備流程中就要比國(guó)內(nèi)展會(huì)繁瑣。今天，我們就來了解一下，海外的展會(huì)類型有那些，應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備。

海外展會(huì)類型，從范圍上劃分大致可以概括為以下三種：

1.國(guó)際性大展會(huì)，時(shí)長(zhǎng)較久：例如：美國(guó)CES展，德國(guó)慕尼黑High-end音響展，香港春季電子展，巴塞羅那世界移動(dòng)通訊大會(huì)MWC等等。這種展會(huì)一般會(huì)分為光地，72平，36平，24平，還有準(zhǔn)則攤位18平以及9平。當(dāng)然，特殊大的展會(huì)也會(huì)有更大面積的光地?cái)偽弧?/p>

2.區(qū)域性質(zhì)小展會(huì)：比如：烏克蘭CEESpring,俄羅斯消費(fèi)電子展等。此類型的展會(huì)，因?yàn)榉秶鷮?duì)比小，一般只針對(duì)當(dāng)?shù)貐⒄股?，此時(shí)，多以準(zhǔn)則攤位為主，光地較少，也不會(huì)有特大面積的攤位。

3.小型路演：基本每個(gè) 都會(huì)有路演活動(dòng)。路演不是在路邊擺攤的意思。而是一場(chǎng)以出售為目標(biāo)的，以小攤位形式的將各參展商 起來的小型活動(dòng)。路演一般針對(duì)代理商對(duì)比多，主要以售賣為主，攤位一般較小，大部分是標(biāo)配桌子，攤位。

不管是多大范圍的展會(huì)，我們首先要明白企業(yè)加入當(dāng)前展會(huì)的目標(biāo)。為了發(fā)表新品，為了保持品牌形象，為了結(jié)識(shí)更多的渠道商等。

展會(huì)的過程一般分為：筆者依據(jù)展會(huì)的過程，將展會(huì)分為3個(gè)部分：展前，展中和展后。

01、展前

展前又分為以下幾個(gè)部分：

前期準(zhǔn)備：我們可以將一場(chǎng)展會(huì)作為一個(gè)項(xiàng)目來跑。有兼顧展會(huì)的負(fù)責(zé)人，但是一場(chǎng)完全的展會(huì)也需要其他部門的協(xié)助，所以就會(huì)設(shè)計(jì)到項(xiàng)目其他成員的交流和分工。因此，我們需要先做一個(gè)項(xiàng)目清單。

此份項(xiàng)目清單要包括：項(xiàng)目階段，項(xiàng)目名稱，項(xiàng)目?jī)?nèi)容，完成時(shí)間，負(fù)責(zé)人，備注。

除了項(xiàng)目清單，我們還需要預(yù)備：

展會(huì)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議：明確參展，以及展會(huì)見積，展會(huì)地位，展會(huì)標(biāo)題，主推產(chǎn)品，參展人員等。

費(fèi)用預(yù)算：包含：展位費(fèi)，搭建費(fèi)，交通和食宿費(fèi)，簽證費(fèi)，其他需采購(gòu)費(fèi)用（一般海外展會(huì)都需要租賃wifi上網(wǎng)裝備）；

展會(huì)標(biāo)題：明確主推產(chǎn)品，明確展會(huì)的標(biāo)題相當(dāng)于明確此次展會(huì)的目標(biāo)，例如，是否有主要推的新品，可以借機(jī)做新品發(fā)表；是否有主推的新技術(shù)？可以借機(jī)炒起噱頭等；

搭建計(jì)劃明確：依據(jù)公司的產(chǎn)品以及對(duì)展會(huì)的要求，預(yù)算以及展館的平面圖，展會(huì)的地位，可以聯(lián)系幾家不同的展會(huì)搭建公司出設(shè)計(jì)計(jì)劃，然后差異讓他們報(bào)價(jià)，更終幾家修正對(duì)比之后明確搭建計(jì)劃；

簽證：一般簽證要提前預(yù)備，港澳的展會(huì)要提前預(yù)備通行證和簽注；

P.S：很多海外的展會(huì)是可以申請(qǐng)展會(huì)補(bǔ)助的。必定要注意展前跟主辦方交流好，有些材料是在展前的時(shí)候就要保留好的。

設(shè)計(jì)相關(guān)：邀請(qǐng)函設(shè)計(jì)，背景墻設(shè)計(jì)，易拉寶設(shè)計(jì)，價(jià)錢牌設(shè)計(jì)，產(chǎn)品宣傳手冊(cè)（產(chǎn)品目錄折頁等），其他一切有關(guān)設(shè)計(jì)的都可以歸為這一類，且注意時(shí)間相應(yīng)要早點(diǎn)預(yù)備，有些可能涉及物料的設(shè)計(jì)的需要提前支配制造。

其次是展品相關(guān)：包含，參展產(chǎn)品申請(qǐng)，檢測(cè)，物料預(yù)備，打包運(yùn)輸?shù)取＝ㄗh可以帶一些U盤提前拷貝好相關(guān)材料，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)遇到對(duì)比優(yōu)質(zhì)的客戶可以贈(zèng)送，客戶回去直接可以拿到需要相關(guān)信息。

多啰嗦一句，參展產(chǎn)品要有參展產(chǎn)品清單，物料要有物料清單！

項(xiàng)目相關(guān)：指的是展會(huì)準(zhǔn)備項(xiàng)目進(jìn)度需要召開項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議以確保每個(gè)事項(xiàng)都是依照計(jì)劃進(jìn)行的，以放有疏漏或者意外，需提前預(yù)備。

邀請(qǐng)函相關(guān)：加入展會(huì)，出售人員需要邀約客戶，市場(chǎng)人員需要邀約媒體到場(chǎng)，此時(shí)就需要發(fā)邀請(qǐng)函，一般海外展會(huì)更好都發(fā)表3次，展會(huì)前一個(gè)半月或者兩個(gè)月的時(shí)候一次，展會(huì)前一個(gè)月一次，臨到展會(huì)跟前一個(gè)星期再發(fā)表一次。有些較遠(yuǎn)的客戶需要提前預(yù)備簽證支配時(shí)間等，所以需要提前發(fā)，但有些近的可能到跟前的時(shí)候忘卻了或者有些臨時(shí)調(diào)整了時(shí)間，所以需要再次提示。另外，官網(wǎng)及社交媒體也要同步發(fā)表邀請(qǐng)函及展會(huì)相關(guān)信息。

市場(chǎng)考核：去一次海外展會(huì)勞民傷財(cái)距離遙遠(yuǎn)，坐一次飛機(jī)不容易，你如果只是去加入個(gè)展會(huì)就有點(diǎn)虧了?？梢猿眉尤胝箷?huì)的時(shí)候?qū)?dāng)?shù)丶爸苓吺袌?chǎng)考核一下，去到當(dāng)?shù)厍懒私獾男畔⒁染W(wǎng)上來得更真實(shí)。定好自己考核的時(shí)間計(jì)劃，提前支配交通住宿等會(huì)對(duì)比廉價(jià)。

布展：展前更后一步就是到了臨開展前這一兩天的布展時(shí)間。必定記得要提前去催搭建商搭建進(jìn)度！提前催搭建商搭建進(jìn)度！提前催搭建商搭建進(jìn)度！關(guān)鍵的事情說三遍。你會(huì)發(fā)覺同一個(gè)搭建商在同一場(chǎng)展會(huì)可能會(huì)有20個(gè)展位要搭建，如果你不催進(jìn)度，他們就優(yōu)先去別的地位搭建，你的展位可能就只分配幾個(gè)人干活磨蹭！到更后會(huì)在匆急忙忙中倉(cāng)皇收工，搭建后果可想而知，并且也會(huì)涌現(xiàn)很多錯(cuò)誤和細(xì)節(jié)問題。所以，必定要有人跟著搭建商！

必定要記得提前核查所需物料及新品開發(fā)的節(jié)奏，有些物料不足且制造交期較長(zhǎng)的需要提前計(jì)劃；關(guān)鍵的新品更好在展會(huì)的時(shí)候全體都能在現(xiàn)場(chǎng)，哪怕只有1-2個(gè)樣品；客戶信息登記的本子必定要有。

02、展中

更繁瑣的部分其實(shí)是在展前，更忙的部分是在展中。到了開展的時(shí)候你會(huì)發(fā)覺有時(shí)候你連吃飯的時(shí)間都沒有。展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)很多人，但是去國(guó)外參展的企業(yè)一般不會(huì)去很多人，這樣現(xiàn)場(chǎng)可以招待客戶以及其他事項(xiàng)處置的人就非常少，基本都是輪流上廁所，輪流吃飯的。人少了甚至連吃飯都顧不得。所以，必定要提前計(jì)劃好，客戶招待，媒體招待更好都錯(cuò)開時(shí)間，不要都撞了。另外，除了這些，還要有后勤，當(dāng)然一般都是其他人招待客戶的時(shí)候你負(fù)責(zé)后勤，你招待客戶的時(shí)候其他人負(fù)責(zé)后勤，后勤一般都是整理展品，端茶倒水，主辦方對(duì)接這些；

另外就是現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)素材！切記，你加入這場(chǎng)展會(huì)不只是去到現(xiàn)場(chǎng)就完了，還要利用一切機(jī)遇拍照，拍視頻，用于后期的宣傳素材！另外，展中的時(shí)候要支配專人進(jìn)行展中帖子報(bào)道?？梢允菄?guó)內(nèi)的其他同事。

這里溫馨提醒一下：現(xiàn)場(chǎng)你會(huì)招待很多客戶，也會(huì)搜集到很多名片，必定要記得交換完名片之后更好能馬上加個(gè)SNS好友，然后拍張合照，加完好友將2人合照以及名片發(fā)給對(duì)方先介紹一下自己。要不然，你招待那么多客戶可能會(huì)弄混，而哪些逛展的，見的人更多，可能一轉(zhuǎn)眼他就把你忘卻了。所以必定要記得留個(gè)證明到時(shí)候可以提醒一下，也不至于后期聯(lián)系的時(shí)候?qū)Σ簧咸?hào)就為難了。

另外，更好在招待客戶之后遇到的問題馬上隨手記在本子上或者手機(jī)記一下，展會(huì)停止后可以總結(jié)反饋。

03、展后

展后幾點(diǎn)關(guān)鍵的就是撤展，展后新聞發(fā)表，展品核對(duì)歸還；客戶材料整理，媒體材料整理，展會(huì)總結(jié)。

記得加入展會(huì)的目標(biāo)不只是給到現(xiàn)場(chǎng)的人去展現(xiàn)品牌的產(chǎn)品，更主要的是給哪些沒有到現(xiàn)場(chǎng)的觀眾看，此次展會(huì)多么成功，品牌多么受歡迎，XXX產(chǎn)品備受好評(píng)等等，要拍攝對(duì)比好的照片和視頻用來展會(huì)之后發(fā)新聞給哪些沒有加入展會(huì)的人看，讓他們加深對(duì)品牌方的了解，同時(shí)也是為了再營(yíng)銷的一個(gè)話題。

切記客戶材料整理是重中之重?？蛻舨牧暇褪悄愦舜渭尤胝箷?huì)的收獲，會(huì)馬上或者后續(xù)給你帶來出售額的，必定要優(yōu)先整理。但必定不要馬上就發(fā)郵件。原因是，你撤展回來國(guó)內(nèi)了，不代表客戶就必定回到了，你回來參展很累休息一下，客戶也需要休息一下。你馬上發(fā)了郵件別人也沒時(shí)間看，反而可能會(huì)沉到下面容易被疏忽。更好是在展會(huì)停止一個(gè)星期左右的時(shí)間去聯(lián)系，這樣不至于太早，也不至于太晚忘卻。

媒體材料整理：對(duì)于市場(chǎng)人員來說，媒體就是此次展會(huì)的收獲。將展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)接觸到的媒體全體整理出來，切記在自己的展后新聞素材預(yù)備好之后開端聯(lián)系媒體。跟對(duì)方打召喚的聯(lián)系順便讓媒體幫忙轉(zhuǎn)載新聞，以增長(zhǎng)品牌的曝光度。

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